réunion le 29/09/2010

Bonjour à tous



A moins de 2 semaines d'OctoGônes, il est temps de passer en phase de
finalisation.

Je dois rendre un plan d'occupation détaillé d'ici la fin de cette semaine à
l'Espace Tête d'Or, et le détail du planning des bénévoles est encore très
flou.



Je vous propose de nous réunir une dernière fois pour nous mettre tous au
même diapason mercredi 29 septembre au soir, à Trollune, à 20h.



D'ici là, il serait bon que vous :



- Sachiez au plus précis votre planning d'animations et d'activités, et les
besoins en matériel (tables et chaises, plus précisément). Il me faut ces
informations immédiatement. Si vous pouvez amener du matériel vous-mêmes,
dites le moi au plus vite qu'on puisse se retourner si les besoins dépassent
ce que l'Espace Tête d'Or nous fournit

- Ayez annoncé publiquement le maximum de choses sur vos activités sur le
forum de la convention : www.octogones.org/forum

- Sachiez tous les volontaires qui seront présents sur OctoGônes pour aider,
lesquels seront disponibles pour les tâches globales (entrée, gestion,
boutique, buvette), et sur quelles plages horaires ils pourraient l'être

- Nous communiquiez le plus d'information possible avant la réunion, en
particulier si vous ne pouvez pas venir ou envoyer quelqu'un

- Transmettiez l'information aux autres personnes concernées qui pourraient
ne pas recevoir ce message





Pour préciser un peu les besoins en bénévoles (en dehors des zones de jeu) :



Accueil/Billetterie :

- Vendredi de 18h30 à 22h - 3-4 personnes

- Vendredi de 22h à Samedi 9h - 1-2 personnes

- Samedi de 9h à 22h - 4-5 personnes

- Samedi de 22h à Dimanche 9h - 1-2 personnes

- Dimanche de 9h à 17h - 4-5 personnes

- Dimanche de 17h à 18h - 2-3 personnes (plus pour aider à la sortie)



Buvette :

- Vendredi de 20h à Samedi 2h - 3 personnes

- Samedi de 2h à 9h - 2 personnes

- Samedi de 20h à Dimanche 2h - 4 personnes

- Dimanche de 2h à 9h - 2 personnes



Boutique (en plus d'1 personne de Trollune) :

- Vendredi de 18h30 à 22h - 1 personne

- Samedi de 9h à 22h - 2 personnes

- Dimanche de 9h à 18h - 2 personnes



Aide à la mise en place (l'Espace Tête d'Or fait le plus gros, basé sur les
plans) :

- Vendredi de 10h à 12h - 2-3 personnes

- Vendredi de 12h à 18h30 - 4-5 personnes



Bon déroulement global, nettoyages d'appoint et renforts éventuels :

- Vendredi de 18h30 à Samedi 2h - 2-3 personnes

- Samedi de 2h à 9h - 1-2 personnes

- Samedi de 9h à Dimanche 2h - 3-4 personnes

- Dimanche de 2h à 9h - 1-2 personnes

- Dimanche de 9h à 18h - 3-4 personnes



Toutes les remarques constructives seront bien sûr appréciées

N'hésitez pas à me téléphoner en cas de besoin.



@bientôt

Charles