OctoGônes 2010

Comme vous le savez peut-être déjà, l'Association Plan B, en partenariat avec plusieurs autres associations, participe à l'organisation d'une grosse convention de jeu, à Lyon, intitulée OctoGônes.

Cette convention aura lieu à l'Espace Tête d'Or, les 1er, 2 et 3 Octobre 2010.

Pour le moment, les associations ayant déjà affirmé fermement leur participation incluent également Moi j'm'en Fous je Triche, le RTS, le CLUJI, le GROG, MTG Lyon, ainsi que le Club de Warhammer de Tassin. D'autres devraient nous rejoindre sous peu. L'association qui regroupe tout ce beau monde est la FAJIRA (Fédération des Associations du Jeu et de l'Imaginaire de Rhône-Alpes).

Trollune et Ludikbazar (et je l'espère, d'ici peu, d'autres professionnels du jeu), sont d'ores et déjà sponsors et parrains de l'événement, et de nombreux éditeurs devraient être présents pour faire des animations, rencontres et démonstrations tout au long du week-end.

Vous pourrez y participer à des concours et tournois, faire du jeu de plateau, de rôles, de cartes ou de figurines, et rencontrer des créateurs.



Cela peut vous sembler lointain, mais les préparatifs sont de plus en plus urgents à avancer, surtout si l'on veut que la convention soit un succès.

Idéalement, il faudrait que nous ayons une idée précise du planning avant le printemps, ce qui ne nous laisse que quelques semaines.

Ce courrier a plusieurs objectifs :

- Vous informer de la convention, pour que vous commenciez à en parler et pensiez à réserver votre week-end

Dites le à vos amis, aux associations que vous fréquentez (pour qu'elles se joignent vite au collectif si elles le souhaitent), ou aux autres boutiques que vous fréquentez (en dur ou en ligne), pour qu'elles rejoignent les sponsors.

- Vous encourager, si vous en avez la motivation, à donner un peu de votre temps et de votre enthousiasme pour aider à l'organisation et l'animation lors de la convention.

Nous aurons besoin de maîtres de jeux, d'animateurs jeux, de gens pour assurer le bon déroulement global, de gens à la buvette ou à la boutique du salon, ou encore aux entrées.

Le détail de votre éventuelle contribution peut varier du tout au tout, selon votre envie et votre disponibilité.


- Et en tant que membres de Plan B, ou habitués de Trollune, pour solliciter de votre part une aide financière à l'organisation de l'événement, sous la forme d'un complément de cotisation ou d'une donation.

Cet argent ira à Plan B, et aidera directement à payer les frais conséquents qui doivent être engagés pour une telle convention.

Pour information, la location seule du lieu se monte à 31 000 Euros, dont une part importante est à régler d'avance.

A ce titre, votre générosité peut faire la différence pour rendre l'opération plus viable, et aider à lancer l'année prochaine OctoGônes 2011.

Vous pouvez donner la somme que vous voulez. Si 500 d'entre vous viennent donner 1 Euro, cela sera déjà un fier coup de main.

Evidemment, les donations plus conséquentes ne seront pas refusées

- Enfin, si vous connaissez des dessinateurs ou graphistes (bénévoles) qui seraient partants pour plancher sur une affiche, là encore ce serait un grand service rendu de les renvoyer rapidement vers nous.


En espérant que cette convention vous enthousiasmera autant que nous, et qu'on vous y verra très nombreux.



Charles Trécourt,

Président de Plan B

vaudania a écrit:
oui j'ai un peu lancé l'info brute de décoffrage mais je pensais à un un tournoi type ArBx mais ça à pas l'air d'avoir la côte... au pire tournoi traditionnel sur 1 ou 2 jours (1,5 jours pour pouvoir participer aux deux tournois) et en // démo avec les ArBx en moins de 2000 ou 2000 à voir

Hannibal a écrit:D'accord avec François, Par contre il faurait etre sur que la journée de dimanche ne sera pas tronquée

Salut



Je vous propose de faire une réunion pour parler du projet OctoGônes, dans les grandes lignes, et de l’implication envisagée par chacun.

Histoire de faire un premier jet de répartition des tâches, et que chacun puisse commencer à travailler de son côté, puisque l’échéance approche à grand pas.



Je pensais au mardi 2 février au soir.

Le lieu reste à préciser, selon vos suggestions.

Salut



Pour certains qui ne peuvent pas le mardi 2, et pour avancer rapidement, je vous propose de faite une seconde réunion le mercredi 10 au soir.

Là encore, si vous avez un lieu à proposer, je vous écoute





Charles

Etaient présents :
Association Plan B :
- Charles T. (Président – Egalement Président de la F.A.J.I.R.A.)
- Anouk
Association La Triche :
- Aurélie
- Mathieu (Président)
MJC Tassin Demi-Lune (Club Warhammer) :
- Charles C.
Association RTS :
- Fabien
Association MTG Lyon :
- Maxime
MJC Bourg en Bresse :
- Frédéric
Association Pioche Ta Carte :
- Claudio
- Denis
CLUJI :
- Florian
- Thibaut
- Simon
Crazy Orc :
- Manu
GRA69 :
- Jean-Michel
Non affiliés :
- Sandra

Objectifs de cette première réunion de travail :
- Faire connaissance
- Savoir qui fait quoi dans le cadre du salon
- Soulever les questions relatives à l'organisation, participation au salon

Présentation du Salon :

Cette Convention, OctoGônes, vise à être un événement majeur du jeu et de la culture de l’imaginaire, centré à Lyon (ou dans les environs immédiats).

Elle aura lieu le 1er week-end d’Octobre 2010, du vendredi 1er octobre vers 18h au dimanche 3 octobre vers 18h également.

Elle est organisée par la F.A.J.I.R.A., la Fédération des Association du Jeu et de l’Imaginaire de Rhône Alpes, qui vise à rassembler le maximum d’associations de la région (voire d’ailleurs) dans une organisation conjointe.

L’ambition de l’événement est d’abord d’être le fruit d’une collaboration multi-associative.

L’Espace Tête d’Or dispose de plus de 2000 m², et nous espérons raisonnablement accueillir au moins 1000 à 2000 visiteurs sur le week-end.

Les boutiques et éditeurs sont bien sûr partenaires, mais pas décisionnaires.
La boutique Trollune, à Lyon, est dès le début associée à l’événement en tant que partenaire et sponsor, mais d’autres sont les bienvenus pour la rejoindre.

Ludikbazar a déjà affirmé sa volonté de faire partie des sponsors de l’événement.

Seront notamment inclus ces pôles majeurs :
- Jeux de Société/Plateau
- Jeux de Rôles
- Jeux de Cartes à Collectionner (en particulier Magic)
- Jeux de Figurines (en particulier Warhammer et Warhammer 40,000, mais aussi des jeux plus confidentiels)

Le jeu traditionnel n’est pas exclu, mais aucune association impliquée dans ce domaine n’a pour l’instant donné suite à nos invitations.

Il s’agit aussi de réunir de nombreux exposants, tant des éditeurs venus montrer leurs produits et les faire découvrir, que des intervenants associatifs avides d’affirmer leur engagement de passionnés, ou encore des auteurs de jeux ou autres produits culturels liés à l’imaginaire, prêts à rencontrer leur public et se faire mieux connaitre.

Le public visé est avant tout celui des "Gamers" car c'est celui auquel nous savons nous adresser. Rien n'empêche de viser plus large, mais il faudra faire attention à la politique de communication, mal maîtrisée en ce domaine.

· Questions soulevées par différentes personnes lors de l'exposé de la présentation du salon :

Y'aura-t-il un tarif préférentiel pour les chômeurs et les étudiants ?
Des entrées gratuites pour les membres des associations participantes seront-elles disponibles à discrétion des organisateurs de l'évènement ?

· Répartition et aménagement de l'espace :

La répartition de l'espace (2 400m² au niveau 0) peut se faire de la manière suivante :

4 salles sont disponibles (environ 250 m² chacune) et peuvent être unifiées en une seule salle d'environ 1000 m² (cloisons amovibles) afin d'y mettre les stands des éditeurs, d'y organiser de petits évènements / conférences afin d'en faire un lieu de rencontre et de jeu.

Les seuls mobiliers à notre disposition seront des tables et des chaises. Tout ce qui sera matériel spécialisé pour l'organisation des jeux (notamment figurines) sera à apporter par les associations et/ou les organisateurs de tournois et parties. Si du matériel supplémentaire (en plus de celui disponible et/ou détenu par les différentes associations participantes, il faudra sans doute prévoir un budget "équipement" par association. L'association qui achètera du matériel pour le salon, gardera celui-ci au sein de sa structure.

Du personnel de l'Espace Tête d'Or sera disponible pour nous aider à installer, désinstaller les stands et s'occuper du nettoyage (avec notre aide, bien sûr).

· Le plan des stands sera à établir à l'avance afin de gagner un maximum de temps à l'installation.

Dans l'idéal, se serait d'ouvrir les portes du salon le vendredi vers 18h/18h30, l'installation pouvant commencer dès le matin, et la fermeture se ferait le dimanche vers 19h. On est sur une gestion en 24/24 tout au long de l'évènement.

La buvette / sandwicherie sera tenue par les membres du personnel de l'Espace Tête d'Or durant les heures d'ouverture de jour, et tenue le soir et la nuit par des gens de l’organisation d’OctoGônes.
Pour des questions de trésorerie, tout passe par la trésorerie de la boutique Trollune afin de pouvoir, entre autres, récupérer la TVA, émettre des factures…

· Il faudra prévoir des volontaires pour les horaires de nuit et la rotation.
· A noter que toute vente / consommation d'alcool est à proscrire.
· Une livraison globale peut être envisagée le vendredi avec une reprise des invendus le dimanche (via le fournisseur de Trollune).

Pendant le salon, des modifications d'aménagement de l'espace pourront être envisageables, sous couvert de sécuriser la zone en question afin d'éviter des problèmes avec les visiteurs et pour des questions évidentes d'assurance.

Il est normalement impossible pour les visiteurs / bénévoles de rester dormir sur place.
Pour ceux qui le souhaitent un hôtel est situé à proximité (L'hôtel Britania – compter environ 90 € pour une chambre).

· Concernant le prix de l'entrée au salon :

Autant que possible, nous voudrions pratiquer une entrée peu onéreuse sur l’événement (et une PAF raisonnable pour les différents concours et tournois).

Nous sommes sur l’idée d’une entrée à 6 Euros, qui donnerait accès au salon pour tout le week-end, avec un ticket nominatif. On pense aussi proposer en plus un ticket non-nominatif, mais à usage unique, pour la somme de 4 Euros.

La participation aux divers tournois et à certains événements spécifique nécessitera un supplément de participation.

A discuter encore les modalités de gestion des entrées :
- Bracelets de couleur
- Tampon différents selon les jours et durée des tickets
- Carte à poinçonner / tamponner
- Simple ticket pour l'entrée à la journée + tampon pour les entrées sorties ?

A faire : étude comparative de tarif / praticité des différents moyens envisager afin de choisir le plus pratique à notre gestion.

Il est entendu que toute la surface "interne" du salon est non fumeur, toutefois il y a un espace extérieur où il sera possible de fumer sans pour autant sortir du salon.

A vérifier que cet espace soit correctement aménagé en cendriers et que ceux-ci soient vidés périodiquement.

Les exposants ne payent à priori rien. Toutefois toute participation est la bienvenue.
Prévoir néanmoins un coût à charge de l'exposant (?) en cas de nécessité d'alimentation en électricité sur stand (environ 200 € pour le week-end et par stand).

· A vérifier qu'il y ait bien une sono sur le salon et les modalités d'affichages numériques par salle (ces derniers sont compris dans le prix de la location).
· Possibilité d'installer une borne wifi ??


Sources de financement du salon :

- Participations financières des Sponsors (600 Euros HT chacun, 2000-5000 pour Trollune)
- Entrées (4 ou 6 Euros par personne, soit 6000 à 12000 Euros selon les entrées)
- PAF sur les concours (3 Euros en moyenne pour la convention par participation, soit environ 1500-3000 Euros selon les participations)
- Buvette (1500-3000 Euros selon la réussite de l’opération)
- Ventes sur le salon (4000-6000 Euros de marge, si on part sur un panier moyen du visiteur à 4 Euros)

Chaque association est invitée à participer au financement du salon à hauteur de ses moyens / envies. Aucune obligation cependant.

Toute structure qui participera solidairement à l'évènement sera mise en avant dans la campagne de communication (affiches, flyers…)

Dans le cas où les revenus du salon seraient déficitaires seule Trollune en assumerait la charge, du moins pour l'instant.

Frais du salon :

- Location de l’Espace Tête d’Or (26000 Euros HT)
- Dossier de Sécurité (estimé à 1200 Euros HT pour tout le week-end)
- Assurance sur le salon (encore floue, estimée vers les 1000 Euros)
- Affiches/Flyers/Publicité (frais très faibles, encore à préciser avec les magasines spécialisés)
- Grande affiche (réutilisable) pour l’entrée du salon (estimée vers les 1000 Euros)

Total estimé : Environ 30000 HT

Communication / remise des prix :

Il est trop tard pour demander des subventions aux Mairies ou au Grand Lyon pour cette année, il est néanmoins possible de prévoir des dossiers de demandes pour les années futures.

Il serait toutefois intéressant de contacter des élus locaux afin d'organiser la remise de prix des différents concours avec leur participation. Cela pourrait éventuellement aider à obtenir des financements pour 2011.

· Si des gens connaissent ou ont des facilités à contacter des élus, qu'ils n'hésitent pas (personne ne s'est fermement engagé à le faire durant la réunion bien que l'idée fut lancée).

Qui fait quoi ?

· La Triche

Propose d'animer un stand de jeux de société, "times up", des jeux d'ambiances si des volontaires se manifestent.

Pourquoi ne pas organiser un marathon de jeu et récompenser les joueurs qui vont beaucoup jouer. A voir et élaborer avec le temps.

· MJC Tassin en partenariat avec une association Stéphanoise

Organisation d'un tournoi de Warhammer Battle sur les 2 jours réunissant environ 80 joueurs.

· RTS

Organisation de plusieurs petits tournois : Warmachine, Infinity, Arcane Legion (?), Hell Dorado (?)…
Animation d'un stand démo de figurines
A déterminer : organisation de campagnes / tournois

Question : mise en commun du matériel Warhammer avec d'autres associations ?

· MJC Bourg en Bresse

Démo "Urban War" (figurines)
Organisation d'un tournoi "Blood Bowl" => à voir avec RTS / 36

· MTG Lyon

Tournoi Magic (environ 50 personnes de prévues).
Avec un tournoi d'endurance le samedi avec au moins un boitier pour le gagnant.

En attente de retour de la part de l'association de Bourgoin avec un Eternal le dimanche qui pourrait créer un gros engouement et ramener des gens.

· Pioche ta carte

Ne veulent pas franchement s'engager tout de suite mais pourraient quand même envisager de faire une démo Vampire si des volontaires se présentaient (difficultés dues à d'autres évènements majeur en préparation pour eux, Paris fin octobre et peu probable de compter sur des joueurs extérieurs à la région Rhône-Alpes pour ce type de jeu).

Se prononceront surtout quand ils auront plus d'information sur le PAF (entrée, tournoi).

· CLUJI

Peu d'équipements mais peuvent organiser des JdR (environ 10 MJ seraient disponibles au long du week-end).

Organisation de parties pré-tirées => concours ou libre ? (à voir)
Challenge des MJ => Concours de création et jeu de scénars écrits sur mots clefs donnés lors du salon et le(s) gagnant(s) seraient récompensés par des lots (à définir)

· Crazy Orc

Seront présent tout au long du week-end. Propose des partenariats pour les organisations de tournoi / démos de figurines.

Proposent aussi des parties de JdR (5/6 MJ seraient disponibles sur le week-end). 1 table sûre sur les 2 jours.

Proposent de participer au budget du salon à hauteur de 200/300 €. A déterminer précisément dans le futur.

· GRA 69

Démo d'A43, rush n'crush… personne n'est encore sûr de l'organisation au sein du groupe.


En conclusion :

Voir s'il est possible d'organiser des tables de jeux de cartes "World of Warcraft", une démo/évènement de Monsterpocalypse ?

Concours de peinture de figurine / Speed painting ?

Entre temps : mise en route du forum spécialisé, une section par type de jeu. Les organisateurs des différentes associations sont invités à donner des retours périodiques sur l'avancée de leurs projets afin d'avoir une meilleure vision globale de l'organisation du salon.

Prévoir des réunions par groupes de travail.

La prochaine réunion aura lieu le 10 février 2010. Rendez-vous à Trollune à 20h.