OctoGônes 2010

Etaient présents :
Association Plan B :
- Charles T. (Président – Egalement Président de la F.A.J.I.R.A.)
- Louis
- Gilbert
- Etienne (Egalement membre de la ligue Internationale de Dungeon Twister)
- Anouk
Association RTS :
- Laurent (Président)
MJC Bourg en Bresse :
- Frédéric
Association Pioche Ta Carte :
- Claudio
Crazy Orc :
- Manu
Non affiliés :
- Damien


Objectifs de cette deuxième réunion de travail :

- Faire connaissance
- Savoir qui fait quoi dans le cadre du salon
- Soulever les questions relatives à l'organisation, participation au salon
- Revenir sur ce qui a été dit lors de la première réunion

Bilan 1ère réunion / Nouvelles questions :

ð Tarif d'entrée :

Y'aura-t-il un tarif préférentiel pour les chômeurs et les étudiants ?

Habituellement, il a été noté que le prix est unique sur ce genre de convention afin d'éviter les confusions et les demandes de justificatifs (qui pourraient ralentir la gestion des entrées).

Des entrées gratuites pour les membres des associations participantes seront-elles disponibles à discrétion des organisateurs de l'évènement ?
L'entrée des animateurs gratuite ? Tarif préférentiel appliqué ?

Cette dernière question pourrait entraîner des abus, des personnes pouvant se porter volontaire pour organiser un évènement et finalement ne faire que jouer.

ð Le sujet sera au "menu" du forum pour continuer de réfléchir sur la meilleure formule possible.


L'idée étant quand même de participer pour que le Salon soit un succès et que pour cela il faut des volontaires motivés qui, à priori, ne vont pas être choqués de payer leur entrée afin de contribuer aussi de façon financière.

Un autre point important : le problème de l'entrée des mineurs seuls (parents qui paieraient l'entrée et s'en iraient, ou un enfant qui se présenterait non accompagné) : faut-il prévoir de demander une autorisation parentale ?
Que faire pour les nocturnes ? Sachant qu'il n'y aura aucune possibilité pour l'enfant de dormir correctement sur le salon.

ð Voir avec la préfecture pour obtenir des informations à ce sujet.

· Gestion des entrées :

A discuter encore les modalités de gestion des entrées :
- Bracelets de couleur
- Tampon différents selon les jours et durée des tickets
- Carte à poinçonner / tamponner
- Simple ticket pour l'entrée à la journée + tampon pour les entrées sorties ?*
- Carnet à souche
- Tickets non nominatif ou nominatifs ?
- Badge : cette solution semble trop onéreuse.

A faire : étude comparative de tarif / praticité des différents moyens envisager afin de choisir le plus pratique à notre gestion.

A été évoqué aussi d'imprimer des cartons de différentes couleurs ou d'utiliser différentes couleurs de feutres pour marquer les jours et permettre aux visiteurs d'entrer et de sortir à loisir durant le temps où ils auront payé pour accéder au salon.

ð A rediscuter aussi sur le forum

Identification des organisateurs du salon : deux solutions :
T-shirt de l'association à laquelle on appartient et brassard FAJIRA
Ou
Inversement.
Sachant que les T-shirt ne sont pas gratuits et que chacun devra payer le sien.
ð Sujet à rediscuter aussi sur le forum.



· Boutique du salon :

Il est entendu qu'il ne s'agit pas d'un salon pour "vendre à tout prix" des jeux et faire du favoritisme envers tel ou tel éditeur.
C'est à chaque stand d'appâter le chaland pour qu'il aille ensuite à la boutique demander le jeu qui l'intéresse. On n'y donnera pas de conseil pour justement éviter les problèmes de partialité.
Le détail du prix de revente des jeux est à discuter avec les éditeurs et boutiques qui seront présents sur le salon.
Sachant aussi, que de toute façon, tous les bénéfices potentiels de cette boutique seront reversés intégralement à la FAJIRA pour pouvoir financer OctoGônes (les éventuels excédents pour l’année 2011).

Prévoir une liste des jeux qui seront présentés en démo afin d'obtenir de meilleurs tarifs auprès des éditeurs.

· Espace Tête d'Or :

· A vérifier qu'il y ait bien une sono sur le salon et les modalités d'affichages numériques par salle (ces derniers sont compris dans le prix de la location).

· Possibilité d'installer une borne wifi ?

Le wi-fi est disponible à l'Espace Tête d'Or moyennant une contribution supplémentaire de 250 €. Ce n'est pas une grosse dépense en soi, reste à voir comment on la finance, est-ce que chaque association intéressée pour avoir un accès Internet donne une participation pour payer ces frais supplémentaire ?

En plus des tables et des chaises, des fonds de stand où il sera possible d'accrocher des choses.

ð A vérifier quand même le détail de l'ameublement fourni.

Un personnel basique de sécurité fait partie des prestations obligatoires dans le dossier de sécurité, et l’Espace Tête d’Or aura du personnel présent.
De même, une assurance devra être souscrite pour l’événement.

Pour la boutique Snack qui sera tenue par la FAJIRA durant les nuitées, possibilité d'envisager de vendre, en plus des snacks et boissons en cannettes (il est rappelé que l'alcool est prohibé sur le salon) une "barquette de riz magique" : pour un coût modique (entre 2 et 3 euros), le joueur pourra acheter une barquette de riz qu'il remplira à volonté à condition de présenter ladite barquette au snack (avec des proposition de sauces au choix : soja, ketchup ou moutarde).
Idée à creuser : combien de kilo de riz à acheter, équipement nécessaire pour le faire cuire et tenir au chaud (autocuiseur)…
Sachant que pour ceux qui ont vraiment faim, le Mc Donald Charpennes est à dix minutes de marche et qu'il est ouvert très tard dans la nuit les vendredis et samedis soirs.

Stationnement des visiteurs : à priori, il devrait y avoir peu de monde en journée au parc de la Tête d'Or et comme il s'agit essentiellement d'un quartier d'affaire, il sera assez facile de se garer.

· Communication :

Il serait toutefois intéressant de contacter des élus locaux afin d'organiser la remise de prix des différents concours avec leur participation. Cela pourrait éventuellement aider à obtenir des financements pour 2011.

ð Encore une fois, si des gens connaissent ou ont des facilités à contacter des élus, qu'ils n'hésitent pas (personne ne s'est fermement engagé à le faire durant la réunion bien que l'idée fut lancée).

Les affiches et flyers devraient être bouclés pour fin mars, si possible pour le CIL afin de pouvoir communiquer efficacement sur cet évènement aussi.

Inonder les forums Internet, boutiques, aussi bien en France que dans les pays limitrophes comme l'Italie, la Belgique ou la Suisse pour informer de la tenue de l'évènement et qui sait récupérer des sponsors et/ou participants.

Voir aussi pour communiquer sur les supports des offices du tourisme de Lyon et des environs.
Prévoir de distribuer aussi des flyers dans les hôtels du centre ville ? (certains proposent des flyers pour inciter leurs clients à sortir en ville, proposer des évènements).

De même des contacts ont été pris avec divers magazines : Jeu de Rôle magazine, Carnet de l'assemblée, White Dwarf… et certains sont d'accord pour annoncer OctoGônes dans leurs agendas évènementiel.
ð A voir les autres possibilités de publicité non payante ?

Il faudra de toute façon que nous ayons un squelette de l'évènementiel du salon pour au plus tard fin avril avec globalement qui fera quoi et quand sur les deux jours.

· Contacts :

Il a été vu que l'association de GN, "Les contes de Provence" ne désirent pas participer à l'évènement, toutefois certains membres semblent intéressés par le salon et se propose de relayer l'information au près de leurs réseaux et pourquoi pas de distribuer des flyers sur Nice / Cannes si cela peut aider.

La RAJR sera sûrement présente sur le salon.

Nathalie Salvi (auteure) est d'accord pour venir faire des dédicaces mais à voir avec elle pour quels livres parmi ceux qu'elle a édité.

Pen of Chaos sera présent (moyennant le paiement de son déplacement) et assurera des dédicaces et animations sur son JdR.

Ont été contacté mais nous n'avons pas encore de réponse : Nouvelle contrée, Neverland pour les associations.

Scaramouche et Excalibur pour des animations, à contacter ?

Le magasin Mandragore de Lyon serait peut être intéressé pour avoir un stand sur place ? A contacter (Anouk s'en charge).

Pour les boutiques, à relancer : Diagonale du Fou, le Nain Jaune, Croisée des Jeux, Descartes…

Toujours personne de disponible pour animer les jeux traditionnels.

A noter, les créateurs de jeux présents sur le salon auront leur propres stands et pourront assurer leurs ventes et démo en totale autonomie. Déjà qu'ils s'autoproduisent, on ne va pas les obliger à passer par la boutique du salon.

Qui fait quoi ?

A été évoquée l’idée de faire une thématique pouvant s’appliquer sur plusieurs événements, par exemple des tournois de figurines, ou du jeu de rôles.
A discuter sur le forum OctoGônes.

· RTS

Organisation de plusieurs petits tournois : Warmachine, Infinity, Arcane Legion (?), Hell Dorado (?)…
Animation d'un stand démo de figurines
A déterminer : organisation de campagnes / tournois

Question : mise en commun du matériel Warhammer avec d'autres associations ?

· MJC Bourg en Bresse

Démo "Urban War" (figurines)
Organisation d'un tournoi "Blood Bowl" => à voir avec RTS / 36

· Pioche ta carte

Ne savent toujours pas dans quelle mesure ils vont s'impliquer dans l'évènement. Planning très chargé pour l'association qui risque de laisser peu de place à OctoGônes, toutefois, certains membres semblent motivés pour participer quand même.

· CLUJI

Peu d'équipements mais peuvent organiser des JdR (environ 10 MJ seraient disponibles au long du week-end).

Organisation de parties pré-tirées => concours ou libre ? (à voir – mais à priori pas fans du concept des pré-tirés et seraient plus intéressés par la solution ci-dessous).
Challenge des MJ => Concours de création et jeu de scénars écrits sur mots clefs donnés lors du salon et le(s) gagnant(s) seraient récompensés par des lots (à définir)

· Crazy Orc

Validation de l'adhésion à la FAJIRA.


En conclusion :

Mise en route du forum spécialisé le plus rapidement possible, une section par type de jeu. Les organisateurs des différentes associations sont invités à donner des retours périodiques sur l'avancée de leurs projets afin d'avoir une meilleure vision globale de l'organisation du salon.

Prévoir des réunions par groupes de travail.

Bonjour à tous,

Juste un rappel pour la réunion de la FAJIRA pour le Salon Octogône 2010, qui se tient mardi prochain (11 Mai) à 20h00 dans les locaux de Trollune.

Au programme: avancées du projet + infos à rendre pour la salle Espace tête d'Or (plan d'occupation).

Merci.
Bonne journée à tous.

Manu